¿Tu empresa todavía registra la jornada en una hoja de papel junto a la puerta o en un Excel compartido? Hoy es legal, siempre que el registro sea fiable. Pero tiene los días contados.
El Ministerio de Trabajo ha terminado de revisar el real decreto de registro horario digital y pretende llevarlo al Consejo de Ministros este mes de octubre. Cuando se apruebe, el papel y el Excel dejarán de valer, la Inspección de Trabajo podrá consultar los fichajes en remoto y en tiempo real, y el plazo para adaptarse podría ser de solo 20 días.
En este artículo te explicamos qué es obligatorio hoy, qué cambiará con la nueva norma, qué sanciones hay en juego y cómo dejar el fichaje digital resuelto con Holded antes de que te pille el toro.
Qué es obligatorio hoy: el registro de jornada desde 2019
Desde mayo de 2019, con el Real Decreto-ley 8/2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas a registrar la jornada de su plantilla. En concreto, hoy tienes que:
- Registrar cada día la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora.
- Organizar el sistema mediante convenio, acuerdo de empresa o decisión de la empresa previa consulta con la representación de los trabajadores.
- Conservar los registros durante 4 años y tenerlos a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
La norma actual no impone un soporte concreto: el papel o el Excel son válidos si el registro es fiable y no se puede manipular. Ahí está el problema. Un Excel que cualquiera puede editar difícilmente demuestra nada ante una inspección o una reclamación.
¿A quién afecta?
- Todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, sin excepciones por tamaño ni sector.
- Autónomos con empleados, que deben registrar la jornada de su plantilla.
- Personas en teletrabajo, igual que las presenciales.
- Quedan fuera: los autónomos sin empleados y el personal de alta dirección.
Ojo con las horas extra. Según la sentencia 372/2026 del Tribunal Supremo (15 de abril de 2026), un registro fiable se presume cierto. Si no hay registro y el horario es variable, la empresa tiene que demostrar la jornada real; si no puede, se da por buena la que alegue la persona trabajadora. Un buen sistema de fichaje también te protege a ti.
En 2024 ya te contamos lo básico en Todo lo que debes saber sobre la obligación del fichaje digital. Desde entonces el calendario ha cambiado varias veces, así que aquí tienes la situación actualizada.
Qué viene: el real decreto de registro horario digital
A día de hoy el registro horario digital no tiene fecha de entrada en vigor confirmada. Hasta que se publique en el BOE, solo se aplica la obligación de 2019. Pero el texto está muy avanzado:
| Fecha | Qué ha pasado |
|---|---|
| Octubre 2026 | Trabajo da por cerrada la revisión y quiere llevarlo al Consejo de Ministros este mes |
| Julio y septiembre 2026 | El Gobierno aplaza la aprobación dos veces |
| Marzo 2026 | El Consejo de Estado emite un dictamen desfavorable (no vinculante) |
| Octubre 2025 | El borrador sale a audiencia pública |
| Septiembre 2025 | El Consejo de Ministros aprueba tramitarlo por vía urgente |
Hay un factor más: las elecciones generales del 29 de noviembre de 2026. Al ser un real decreto, el Gobierno puede aprobarlo sin pasar por el Congreso, así que podría llegar en cualquier momento.
Qué exigirá el nuevo sistema
Según el borrador, el registro de jornada tendrá que ser:
- Solo digital. Adiós al papel, al Excel y a los sistemas sin validar.
- Personal y directo. Cada persona ficha por sí misma, con verificación de su identidad.
- Completo. Inicio, fin, pausas e interrupciones, y tipo de horas: ordinarias, extraordinarias o complementarias.
- Inalterable. Cualquier modificación debe quedar registrada, con fecha y autorización.
- Accesible en remoto y en tiempo real para la Inspección, la persona trabajadora y sus representantes.
- Conservado 4 años.
¿Cuánto tiempo tendrás para adaptarte?
El borrador prevé que entre en vigor 20 días después de publicarse en el BOE. El Consejo de Estado calificó ese plazo de «manifiestamente insuficiente» y el Ministerio de Economía ha pedido un año para las pymes. Trabajo negocia un calendario escalonado, pero ningún plazo es oficial hasta que se publique el texto definitivo. La conclusión es clara: esperar es arriesgado.
Huella y reconocimiento facial: mejor no
El fichaje también tiene que cumplir el RGPD. Según la guía de la Agencia Española de Protección de Datos de noviembre de 2023, la huella y el reconocimiento facial son muy difíciles de justificar. Para el día a día, lo recomendable es fichar desde una app, el navegador, un código QR o con geolocalización.
Las sanciones
No llevar el registro, no conservarlo 4 años o tenerlo incompleto es una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS):
| Grado | Multa |
|---|---|
| Mínimo | 751 a 1.500 € |
| Medio | 1.501 a 3.750 € |
| Máximo | 3.751 a 7.500 € |
Manipular o falsear los datos es una infracción muy grave. Además, el borrador plantea calcular las sanciones por cada trabajador afectado y no por infracción, lo que multiplicaría el importe en empresas con plantilla.
Desde Interactivos te ayudamos a implantar el fichaje digital en Holded para que tu empresa cumpla hoy y esté lista el día que se apruebe el real decreto: configuramos horarios, turnos y permisos, y formamos a tu equipo. Contacta ahora con nosotros.
Cómo resolver el fichaje digital con Holded
Con el módulo de control horario de Holded tu equipo ficha desde cualquier dispositivo y tú tienes todos los datos centralizados, listos para una inspección o para la nómina. Así funciona:
- Fichaje desde ordenador, móvil o tablet. Funciona desde el navegador, sin terminales físicos ni instalaciones. Ideal para oficinas, equipos en remoto y personal de campo.
- Geolocalización opcional. Verifica desde dónde se ficha cuando el equipo trabaja fuera de la oficina, sin recurrir a datos biométricos.
- Horarios y turnos. Define la jornada de cada persona o departamento y consulta quién trabaja y cuándo.
- Panel en tiempo real. Ve de un vistazo quién ha fichado, quién está en su pausa y quién no ha empezado. Si alguien se olvida, Holded le envía un recordatorio.
- Horas extra detectadas automáticamente. Holded marca cuando una persona supera sus horas programadas.
- Portal del empleado. Cada persona consulta sus horas y su historial, y solicita correcciones si se equivoca al fichar.
- Informes y exportación. Filtra por fechas, departamento o empleado y exporta los datos para tu gestor de nóminas, un auditor o la Inspección de Trabajo.
- Conexión con nóminas. Las horas pasan directamente a la nómina, sin volver a teclearlas.
Todo ello forma parte del plan Equipo Pro de Holded, por 1,50 € por empleado al mes, que incluye también la gestión de ausencias y vacaciones, el calendario del equipo, los contratos y los informes de horas y costes.
Antes de elegir software, compruébalo: que registre pausas y tipos de horas, que deje rastro de cada modificación, que permita dar acceso a la Inspección y que se integre con la nómina. Si tu sistema actual falla en alguno de estos puntos, es probable que no sirva cuando se apruebe el real decreto.
Plan de implantación del fichaje digital en 5 pasos
Estos son los pasos que seguimos con nuestros clientes para dejar el registro horario resuelto:
- Revisa cómo registras la jornada hoy. ¿Papel, Excel, una app que no deja rastro de los cambios? Identifica qué no cumpliría con el real decreto.
- Define horarios, turnos y tipos de jornada. Jornada completa, parcial, turnos rotativos, teletrabajo… Cuanto mejor definidos estén, más fiable será el control de horas extra.
- Consulta con la representación de los trabajadores. La ley exige organizar el sistema mediante convenio, acuerdo o decisión de la empresa previa consulta. Infórmales también del tratamiento de datos, como exige el RGPD.
- Configura Holded y forma a la plantilla. Alta de empleados, permisos, geolocalización si la necesitas y una sesión para que todo el mundo sepa fichar y pedir correcciones.
- Conecta el fichaje con la nómina. Así las horas extra y las ausencias llegan solas a la nómina y evitas errores y trabajo duplicado.
Por qué hacerlo con Interactivos
En Interactivos somos uno de los 6 Solution Partner Platinum de Holded en España, la máxima certificación oficial, y llevamos 26 años y más de 3.000 empresas digitalizadas. Nos encargamos de:
- Implantar Holded y configurar el control horario según tus horarios, turnos y centros de trabajo.
- Migrar tus datos de empleados desde tu sistema actual.
- Conectar el fichaje con nóminas, ausencias y contabilidad en una sola plataforma.
- Formar a tu equipo y acompañarte con nuestro Soporte Premium cuando se apruebe el real decreto.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital
¿Es obligatorio ya el fichaje digital? Todavía no. Hoy es obligatorio registrar la jornada (desde 2019), pero se puede hacer en cualquier soporte fiable. El formato digital será obligatorio cuando se publique el real decreto en el BOE.
¿Cuándo entrará en vigor? No hay fecha confirmada. Trabajo quiere aprobarlo en octubre de 2026 y el borrador prevé su entrada en vigor 20 días después de su publicación, aunque se negocia un plazo mayor para las pymes.
¿Tengo que registrar la jornada si soy autónomo? Solo si tienes personas contratadas. Los autónomos sin empleados no están obligados.
¿Y si mi equipo teletrabaja? También tiene que fichar. Un sistema que funcione desde el móvil o el navegador, con geolocalización opcional, es la forma más sencilla de hacerlo.
¿Sirve mi software de fichaje actual? Depende. Tiene que dejar rastro de cada modificación, registrar pausas y tipos de horas, y permitir el acceso remoto de la Inspección. Si no lo hace, tendrás que cambiarlo.
¿Qué multa me pueden poner? No llevar el registro es una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 € según la LISOS. Manipularlo es muy grave.
¿Hablamos?
El registro horario digital llegará con poco margen de adaptación. Si lo dejas resuelto ahora con Holded, no solo cumplirás la ley: tendrás el control real de las horas de tu equipo, de las horas extra y de su impacto en la nómina.
Desde Interactivos te ayudamos a implantar el control horario de Holded en tu empresa, conectarlo con tus nóminas y acompañarte con nuestro Soporte Premium para que llegues al real decreto con todo listo. Contacta ahora con nosotros.
